Crear y gestionar series de facturación

Una serie define cómo se numeran tus facturas emitidas: su código y el formato del número. Se gestionan en Configuración → Series.

Antes de empezar

• Necesitas el rol Propietario o Admin.
• Aquí se gestionan las series de las facturas emitidas. En las recibidas, la serie es la del proveedor y se escribe en cada factura.
• Si no tienes ninguna serie, al emitir tu primera factura con un código nuevo la serie se crea sola, con el formato {SERIE}-{SEQ}.
• El código de una serie no se puede cambiar después de crearla.

Pasos

Crear una serie

1. Abre tu menú de usuario, pulsa Configuración y, en Facturación, pulsa Series.

2. Pulsa Añadir serie. Se abre Nueva serie.

3. Escribe el Código (se pasa a mayúsculas, hasta 20 caracteres) y, si quieres, un Prefijo y un Nombre.

4. En Plantilla de numeración, compón el formato del número con los botones de variables. Siempre empieza por {SERIE} y tiene que llevar {SEQ} o {SEQ:N}. Debajo verás un ejemplo del número resultante.

   Variable	Se sustituye por
   {SERIE}	el código de la serie
   {PREFIJO}	el prefijo, o el código si no hay prefijo
   {SEQ}	el número correlativo, sin ceros delante
   {SEQ:5}	el correlativo con ceros delante hasta 5 cifras
   {AAAA} / {AA}	el año con 4 o 2 cifras
   {MM} / {DD}	el mes o el día, con cero delante

   El año, el mes y el día son los del día en que se emite la factura.

5. En Reset del secuencial, elige Nunca, Anual (1 de enero) o Mensual. Un reinicio anual necesita {AAAA} o {AA} en la plantilla, y uno mensual, {MM}: sin la fecha en el número se repetirían los del periodo anterior.

6. Marca, si aplican, Por defecto y De rectificativas (para usarla en facturas rectificativas).

7. Pulsa Añadir serie.

Editar una serie

1. Pulsa el lápiz de la serie. Se abre Editar serie, con el último número emitido y el próximo.
2. Cambia lo que necesites: prefijo, nombre, plantilla, reinicio, si está activa o las casillas. En Último secuencial expedido puedes adelantar el contador para alinearlo con otro programa que numere tus facturas; nunca se puede retroceder.
3. Pulsa Guardar cambios.

Eliminar una serie

1. Pulsa la papelera y confirma en Eliminar serie. Solo se puede eliminar una serie que no use ninguna factura.

Qué pasa después

• En el editor de facturas, Serie ofrece las series activas. Las facturas rectificativas solo ofrecen las series marcadas De rectificativas, y el resto de facturas, las demás.
• La serie Por defecto aparece marcada con una estrella en la lista, pero hay que elegirla.
• En Plantilla PDF eliges con qué plantilla salen los PDF de la serie; con La de la empresa usa la de Plantilla PDF. Solo la cambian el Propietario y los Admin.
• Cambiar la plantilla o el reinicio afecta solo a los números siguientes: las facturas ya emitidas no cambian.
• Si un programa externo manda el número de la factura, cualquier serie lo acepta siempre que encaje con su plantilla y no esté ya usado. Que la numeración sea correlativa es responsabilidad tuya; si ese número es mayor que el contador, el contador avanza hasta él.

Problemas frecuentes

• «La plantilla debe empezar por '{SERIE}' y contener '{SEQ}' o '{SEQ:N}'»: añade la variable del número correlativo.
• Ya existe una serie con ese código. Usa otro código o edita la que ya tienes.
• Al hacer una rectificativa no aparece ninguna serie. Crea una serie marcada De rectificativas.
• No consigo eliminar una serie. Alguna factura la usa: desmarca Activa para que deje de ofrecerse.

Ver también

• Crear un borrador de factura
• Rectificar una factura emitida