Crear y editar un contacto

Da de alta a tus clientes y proveedores en Contactos para usarlos en tus facturas y saber a quién enviarlas.

Antes de empezar

• Tu rol tiene que permitir modificar contactos: con el rol Invitado solo puedes consultar.
• Un contacto se identifica por su NIF y su país: no puede haber dos con los mismos.
• Los contactos no se pueden eliminar.

Pasos

Crear el contacto

1. En Contactos, pulsa la pestaña Nuevo contacto.
2. En Identificación, elige la Persona (Jurídica o Física) y escribe el NIF y el país. Si es de España, puedes indicar su NIF-IVA (ROI).
3. Escribe la razón social (y el nombre comercial) o, si es persona física, el nombre y los apellidos.
4. En Roles, marca Cliente, Proveedor o ambos.
5. Pulsa Crear contacto. Se abre su ficha.

Completar la ficha

• Dirección fiscal: en Datos fiscales, pulsa Añadir dirección fiscal (o Editar dirección). Calle, número, código postal, localidad y provincia son obligatorios.
• Personas de contacto: en Datos de contacto, pulsa Añadir contacto y escribe el nombre, el email o el teléfono. Marca Recibe las facturas por email en las personas a las que quieras enviar las facturas y Marcar como contacto principal en la principal.
• Cuentas bancarias: en Datos bancarios, pulsa Añadir cuenta y escribe el IBAN. Puedes marcar una como principal.
• Acuerdo de autofacturación: en un proveedor con el que lo tengas, en Autofacturación, pulsa Configurar acuerdo. Lo explica Emitir una autofactura en nombre de un proveedor.
• Destinos FACe: en un cliente marcado como Administración pública. Lo explica Guardar los destinos FACe de un cliente.

Comprobar el NIF-IVA

1. En la ficha, pulsa Comprobar ROI (contactos de España) o Validar VIES (resto).
2. Verás el resultado junto al NIF-IVA: En el ROI, NIF-IVA válido, NIF-IVA no válido, No está en el ROI o VIES no disponible.
3. Si VIES devuelve la razón social o la dirección, se abre Datos de VIES: marca Actualizar razón social o Actualizar dirección fiscal, revisa los datos y pulsa Actualizar contacto.

Editar los datos del contacto

1. En la ficha, pulsa Editar. El NIF y el país no se pueden cambiar.
2. Cambia el nombre, los roles o, en Roles y formatos, los formatos de factura electrónica de este cliente. En un proveedor, marca Proveedor en criterio de caja si está acogido al criterio de caja: sus facturas recibidas entran con la clave de régimen 07.
3. Pulsa Guardar.

Importar contactos desde Excel

1. En Contactos, pulsa Importar. Se abre Importar contactos.
2. Descarga la plantilla, rellénala y súbela. Tiene una hoja para los contactos y otras para sus direcciones, personas de contacto y cuentas bancarias, unidas por el NIF.
3. Revisa cuántos contactos se darán de alta, cuántos se actualizarán y cuáles tienen errores (se omiten), y pulsa Importar.

Qué pasa después

• Las personas marcadas para recibir facturas son los destinatarios por defecto al enviar sus facturas por email.
• En Historial de facturas de la ficha ves sus facturas emitidas y recibidas.
• Si importas un contacto que ya existe (mismo NIF y país), se actualiza en lugar de crearse otro.

Problemas frecuentes

• Ya existe un contacto con ese NIF y país. Pulsa Abrir ficha existente para ir al que ya tienes.
• «El código postal debe tener 5 dígitos.»: en España el código postal tiene 5 cifras.
• «Debe haber al menos un contacto que reciba las facturas.»: antes de desmarcar a esa persona, marca a otra para recibir facturas.
• «El IBAN no tiene un formato válido.»: revisa el IBAN; debe empezar por el código del país.
• Aparece «VIES no disponible». El servicio de la Comisión Europea no responde en ese momento. Vuelve a intentarlo más tarde.

Ver también

• Enviar una factura y ajustar sus destinatarios
• Crear un borrador de factura