Registrar una factura recibida

Las facturas de tus proveedores se registran en Recibidas, a mano o importando el fichero que te hayan enviado.

Antes de empezar

• Tu rol tiene que permitir crear facturas: con el rol Invitado solo puedes consultar.
• Ten a mano el NIF del proveedor, el número de la factura y su fecha de emisión.
• Si la factura te ha llegado en PDF o en foto, Faxtal puede leer los datos por ti: ver Registrar una recibida desde un PDF o una foto.

Pasos

A mano

1. En Recibidas, pulsa la pestaña Nueva. Se abre el editor de facturas, con la sección Proveedor en lugar de la del cliente.
2. En Factura, escribe el número y la Fecha emisión. Si la factura trae serie, escríbela en Serie del proveedor (opcional). Indica la Fecha recepción; si la dejas vacía, se toma la de hoy. Marca Importación de bienes (DUA) si se trata de un documento de importación.
3. En Proveedor, busca al proveedor por nombre o NIF, o escribe sus datos.
4. En Importes, añade las líneas. En cada línea puedes indicar el % de impuesto deducible (si lo dejas vacío, se deduce el 100 %) y, si el IVA no es deducible, el motivo en No deducible (art. 96). Si eres persona física y la línea es un bien que amortizas (un ordenador, un vehículo), marca Inmovilizado amortizable (IRPF): sale marcada sola si el tipo de la línea es Bien de inversión.
5. Pulsa Guardar.

Desde un fichero electrónico (FacturaE, UBL o CII)

1. En Recibidas, pulsa Importar. Se abre Importar factura recibida.
2. Elige FacturaE, UBL 2.1 o CII D16B y pulsa Continuar.
3. Sube el fichero XML (hasta 10 MB). Faxtal lo analiza y te enseña un resumen: proveedor, NIF, número, fecha, total y número de líneas, junto con los avisos que haya.
4. Pulsa Guardar.

Desde un Excel

1. En Recibidas, pulsa Importar, elige Excel - OpenDocument y pulsa Continuar.
2. Sigue el asistente de importación, igual que en Importar borradores desde Excel.

Qué pasa después

• La factura queda registrada y aparece en Recibidas. Si tiene errores de validación, se guarda igualmente y aparece con errores para que la corrijas.
• Si la fecha de emisión y la de recepción caen en trimestres distintos, verás: «La expedición (T…) y el registro contable (T…) caen en trimestres distintos: el IVA soportado se deduce en el trimestre de recepción (T…).».
• Los pagos previstos de la factura se ven en su ficha, en Pagos, con el enlace Ver en Tesorería.
• Las recibidas no se emiten ni se envían a VeriFactu: son facturas de otros. La excepción son las autofacturas, que emites tú en nombre del proveedor.

Problemas frecuentes

• «Factura recibida duplicada»: ya tienes registrada una factura de ese proveedor con ese número en el mismo año. Ver Facturas recibidas duplicadas.
• Un campo aparece como obligatorio al guardar. Faltan el número o la fecha de emisión.
• El XML no se puede importar. El resumen muestra los errores que lo impiden. Pide al proveedor un fichero correcto o registra la factura a mano.

Ver también

• Registrar una recibida desde un PDF o una foto
• Corregir o eliminar una factura recibida
• Completar un borrador en el editor